Software für Auftragsverwaltung: Effizientes Management für Unternehmen
In diesem Beitrag zeigen wir, wie wir die Abläufe und Prozesse der Maierhofer GmbH mit der Entwicklung einer Software für Auftragsverwaltung deutlich effizienter gemacht haben.
Das Unternehmen
Die Maierhofer GmbH ist ein führendes Unternehmen im Bereich Beschriftungen jeglicher Art. Das Unternehmen ist spezialisiert auf die Entwicklung und Herstellung von hochwertigen Leuchtschriften und -schildern, Werbetürmen bis hin zu modernen LED-Wänden.
Die Ausgangssituation: Excel Listen
In den Anfangsjahren bestand das Unternehmen aus einem kleinen Team von wenigen Mitarbeitern. Mit der stetigen Expansion in den folgenden Jahren nahm die Zahl der Mitarbeiter sowie die Anzahl der zu verwaltenden Aufträge und Ressourcen zu. Anfangs wurde die Verwaltung mit einfachen Excel-Tabellen durchgeführt, doch dieser Prozess war zeitaufwendig und fehleranfällig. Die steigende Anzahl an Einträgen machte die Listen unübersichtlich und stellte die Mitarbeiter vor Herausforderungen:
- Unübersichtliche und wachsende Excel-Tabellen
- Mangelnde Nachvollziehbarkeit von Aktivitäten und Änderungen
- Viele manuelle Dateneingaben und Fehler
- Inkonsistente Daten und uneinheitliche Informationen
- Keine Integration mit den bestehenden Systemen
- Gleichzeitige Bearbeitung und Konflikte
Der Lösungsansatz
Um diese Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen, haben wir eine maßgeschneiderte Software für Auftragsverwaltung entwickelt. Unsere individuelle Softwarelösung wurde speziell auf die Anforderungen unseres Unternehmens zugeschnitten. Im Folgenden erläutern wir die Vorteile und die Bedeutung des Einsatzes von Software statt Excel-Listen in Unternehmen.
Vorteile & Funktionen
Effiziente Ressourcenzuteilung und Verwaltung
Die Softwarelösung ermöglicht eine effiziente Einteilung aller Ressourcen im Unternehmen. Fahrzeuge werden dank intelligenter Zuteilung nicht mehr doppelt vergeben, Mitarbeiter mit eingetragenen Urlaubs- und Krankentagen werden besonders hervorgehoben. Jede Änderung wird protokolliert, wodurch ein lückenloses Tracking von Aktivitäten möglich ist. Somit kann jederzeit genau nachvollzogen werden, wer zu welcher Uhrzeit eine bestimmte Ressource hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht hat. Neue Mitarbeiter erhalten automatisch die entsprechenden Zugänge zum Programm, je nach ihren zugewiesenen Berechtigungen.
Die Software sorgt also dafür, dass Mitarbeiter und Fahrzeuge nicht mehr versehentlich an sich überschneidenden Projektterminen eingesetzt werden. Außerdem sind die Abwesenheiten aller Mitarbeiter (beispielsweise aufgrund von Urlaub oder Krankheit) auf einen Blick einsehbar. Die eingetragenen Abwesenheiten sind mit Projektterminen verknüpft, wodurch Zuteilungen von nicht verfügbaren Mitarbeitern zu Warnungen führen.
Kundenspezifischer Workflow und Freigabeprozess
Die Software für Auftragsverwaltung wurde speziell auf den Workflow des Unternehmens zugeschnitten. Ein Beispiel: Bestimmte Schritte erfordern die Bestätigung des Managers, bevor sie für die Freigabe vom Vorstand ersichtlich sind. Außerdem hat der Vorstand jederzeit Zugriff auf Umsatzberechnungen, die mit der Erstellung neuer Projekte und Aufträge verknüpft sind.
Zeitersparnis und Effizienzsteigerung
Die Einführung der Software für Auftragsverwaltung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die Zeit und Aufwand sparen. Zudem wird papierloses Arbeiten ermöglicht, da alle Mitarbeiter mit entsprechenden Berechtigungen einen zentralen Zugriff auf alle benötigten Informationen haben. Die Anzahl an gedruckten Dokumenten, die zwischen den Abteilungen weitergegeben werden, reduziert sich.
Warum Sie lieber auf Software für Auftragsverwaltung statt Excel-Listen setzen sollten
Bei der Verwaltung von Unternehmensaufträgen ist effizientes und präzises Arbeiten von entscheidender Bedeutung. Viele Unternehmen nutzen immer noch Excel als Werkzeug für die Auftragsverwaltung, aber ist das wirklich die beste Lösung? Seit 2017 entwickeln wir Digitalisierungslösungen für Unternehmen, einschließlich maßgeschneiderter Software für Auftragsverwaltung. Unsere Kunden stoßen bei der Verwendung von Excel für die Auftragsverwaltung immer wieder auf die gleichen Probleme, die wir Ihnen im Folgenden zeigen möchten.
1️⃣ Excel ist kein Tool für Teams
Ein entscheidendes Problem mit Excel ist, dass es nicht für die gleichzeitige Zusammenarbeit von Teams ausgelegt ist. Wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einer Excel-Tabelle arbeiten, können leicht Konflikte und Datenverluste auftreten. Das kann zu unvollständigen oder fehlerhaften Informationen führen, die die Effizienz beeinträchtigen und Verzögerungen verursachen können.
Darüber hinaus neigen Excel-Tabellen dazu, duplizierte Informationen und uneinheitliche Daten zu begünstigen. Wenn Mitarbeiter separate Versionen einer Tabelle verwenden oder Informationen manuell eingeben, können Inkonsistenzen entstehen, die die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Auftragsverwaltung beeinträchtigen. Dies führt häufig zu Verwirrung und erschwert es, einen klaren Überblick über den Status der Aufträge zu behalten.
Im Gegensatz dazu bietet eine Auftragsverwaltungssoftware die Möglichkeit, dass mehrere Teammitglieder gleichzeitig und in Echtzeit auf Daten zugreifen können. Dadurch wird die Zusammenarbeit verbessert, die Produktivität gesteigert und Missverständnisse vermieden.
2️⃣ Excel stellt keine Nachvollziehbarkeit dar
Wenn es um Aufträge geht, ist die Nachvollziehbarkeit der Aktivitäten und Änderungen von großer Bedeutung. Excel bietet jedoch keine umfassende Protokollierung von Änderungen. Wenn ein Fehler auftritt oder ein unerwartetes Problem entsteht, kann es schwierig sein, den Ursprung des Problems zu identifizieren und die nötigen Schritte zur Korrektur einzuleiten.
Eine Software für Auftragsverwaltung verfügt in der Regel über ein detailliertes Protokoll, das alle Änderungen und Aktivitäten im System aufzeichnet. Dadurch können Sie jeden Schritt nachverfolgen und bei Bedarf Änderungen rückgängig machen, ohne wertvolle Zeit zu verlieren.
3️⃣ Excel bietet nur eine begrenzte Integration mit anderen Systemen
Moderne Unternehmen arbeiten in der Regel mit einer Vielzahl von Tools und Systemen, die nahtlos miteinander kommunizieren müssen. Excel bietet jedoch nur begrenzte Möglichkeiten zur Integration mit anderen Systemen. Das kann zu zeitaufwändigen manuellen Dateneingaben führen, die fehleranfällig sind und die Effizienz beeinträchtigen können.
Unsere individuell entwickelte Auftragsverwaltungssoftware wird hingegen in Ihre Geschäftsanwendungen und Ihr Systemen integriert. Dadurch wird ein automatischer Datenaustausch ermöglicht, der Zeit spart und Fehler (z.B. beim Kopieren) vermeidet.
4️⃣ Excel-Listen neigen dazu, schnell sehr groß und unübersichtlich zu werden
Mit zunehmender Anzahl von Aufträgen und Kunden wird auch die Excel-Tabelle immer größer und komplexer. Das kann zu einer unübersichtlichen Liste führen, in der es schwierig wird, wichtige Informationen schnell zu finden. Die Gefahr von Fehlern steigt, und die Effizienz leidet darunter.
Unsere Software für Auftragsverwaltung organisiert und strukturiert Daten auf eine Weise, die eine einfache Navigation und Suche ermöglicht. Sie können Filter verwenden, um bestimmte Aufträge oder Informationen schnell zu finden, und somit die Produktivität steigern und Fehler minimieren.
Steigern wir auch in Ihrem Unternehmen die Effizienz.