Individuelle Software für Auftragsverwaltung
Individuelle Software für Auftragsverwaltung

Software für Auftragsverwaltung

In den ersten Jahren bestand das Unternehmen Maierhofer nur aus einem Team von wenigen Mitarbeitern. Durch die Expansion in den laufenden Jahren nahm auch die Anzahl der zu verwaltenden Mitarbeiter und Aufträge zu. Die Verwaltung von Mitarbeitern, Fahrzeugen, Produkten sowie Aufträgen wurde zu Beginn mit einfachen Excel Tabellen durchgeführt. Zusätzlich wurde jeder Arbeitsschritt für die Produktion ausgedruckt und später wieder in die Excel-Liste eingefügt. Dieser Prozess war aufwendig und fehleranfällig. Die Excel Listen waren aufgrund von tausenden Einträgen oftmals unüberschaubar – dies stellte die Mitarbeiter zusätzlich vor Herausforderungen. Mit unserer entwickelten Software für Auftragsverwaltung gehört dieses Problem der Vergangenheit an!

Unsere Softwarelösung ermöglichte eine effiziente Einteilung aller genannten Ressourcen. Fahrzeuge werden dank intelligenter Zuteilung nicht mehr doppelt zugeteilt, Mitarbeiter mit eingetragenen Urlaubs- und Krankentagen werden besonders hervorgehoben. Alle Änderungen im System werden in Echtzeit protokolliert. Somit kann jederzeit genau nachvollzogen werden, welcher Benutzer zu welcher Uhrzeit eine bestimmte Ressource hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht hat. Werden neue Mitarbeiter hinzugefügt, so werden automatisch die entsprechenden Zugänge für das Programm erstellt und verteilt. Je nach zugeteilten Berechtigungen können diese unterschiedlichen Teile des Systems nutzen.

Die individuelle Softwarelösung wurde auf den kundenspezifischen Workflow des Unternehmens zugeschnitten. Bestimmte Schritte benötigen nach Erstellung der Unternehmenssoftware die Bestätigung des Managers – dann erst sind diese für die Freigabe vom Vorstand ersichtlich. Zusätzlich kann der Vorstand jederzeit einen Blick auf die Umsatzberechnung werfen – diese wird in Echtzeit mit der Erstellung von neuen Projekten und Aufträgen verknüpft.

Dauer der Entwicklung

Die Dauer der Herstellung belief sich nach Erteilung des Auftrages auf zirka 8 Wochen. Mit den gewünschten Erweiterungen in den folgenden Jahren erhöhte sich diese Dauer auf rund 14 Wochen.

Vorteile des Kunden

Die individuelle Digitalisierungssoftware ermöglicht allen Mitarbeitern mit entsprechender Berechtigung einen zentralen Zugriff auf alle benötigten Informationen. Somit reduziert sich die Anzahl an gedruckten Informationen, die zwischen den Abteilungen weitergegeben werden müssen.
Mitarbeiter und Fahrzeuge können – aufgrund intelligenter Prüfungen – nicht mehr an zwei sich überschneidenden Projektterminen eingeteilt werden. Außerdem sind Abwesenheiten aller Mitarbeiter (bspw. aufgrund von Urlaub oder Krankheit) auf einen Blick einsehbar. Die eingetragenen Abwesenheiten sind mit den Terminen verknüpft, was bei Zuteilungen von nicht verfügbaren Mitarbeitern zu Warnungen führt.
Alle Änderungen im System werden in Echtzeit protokolliert. Diese können in einer Änderungsübersicht eingesehen werden, sofern der eingeloggte Nutzer über die entsprechende Berechtigung verfügt. Der Verlauf einer Ressource (bspw. Projekten, Terminen oder Verschiebungen) kann somit lückenlos nachvollzogen werden – was ein wichtiger Bestandteil einer modernen Software ist.
Da das Programm perfekt auf die individuellen Abläufe und Workflows des Kunden abgestimmt wurde, kann die Bearbeitungszeit deutlich reduziert werden. Zusätzlich sind die wichtigsten Funktionen mit Hilfe von Tastaturkürzel erreichbar. Verglichen mit den allgemeinen Excel-Tabellen kann man rund 35% der wertvollen Arbeitszeit sparen
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